Start-ups : 5 bonnes pratiques pour un reporting mensuel de qualité

1. Mettre en place une comptabilité adaptée

Fonder son reporting sur l’information comptable en garantira la fiabilité et rassurera les investisseurs.

Le point de départ d’un reporting efficace est de bâtir une comptabilité pensée pour être facilement exploitable. Prendre le temps, avec son expert-comptable, de définir un plan comptable transposable en plan analytique évitera à la startup un travail de “détricotage” ultérieur qui peut s’avérer pénible. Cela suppose de mettre en place un fléchage des comptes- clients, fournisseurs - en phase avec la vision analytique réfléchie.

Sur ces bases, il conviendra ensuite d’instaurer une comptabilité mensuelle, a minima sur le compte de résultat.

2. La trésorerie : indicateur indispensable

Les investisseurs accordent une attention toute particulière à l’évolution du cash, tant que la startup n’a pas pérennisé une génération de trésorerie positive (et même après).

Le tableau de bord devra donc mentionner au moins le niveau de trésorerie de fin de mois. Le mieux étant de pouvoir étayer l’indicateur avec les encaissements et décaissements mensuels par grandes catégories. L’analyse pour être complétée avec la présentation du burn rate et du runway disponible restant.

3. Intégrer des KPI métier

Ajouter des KPI métier en regard des informations financières donnera aux investisseurs une vision périphérique de la startup. En fonction du secteur d’activité, on sélectionnera les quelques indicateurs clés pertinents rendant compte au mieux de la trajectoire opérationnelle et commerciale dans le temps.

Pour une société proposant une solution Saas, les KPIà privilégier seront le Churn rate, le MRR, l’ARR et le CAC. Pour une marketplace, le volume d’affaires, le panier moyen par transaction et le nombre de vendeurs seront, parmi les KPI les plus suivis de près. Dernier exemple, pour une deeptech, l’accent sera mis sur le point d’avancement des projets et la mise à jour du plan R&D.

4. Méthodologie : automatiser l’export et le traitement des données mensuelles

Afin d’optimiser le temps - précieux pour des entrepreneurs - consacré chaque mois à l’actualisation du reporting, une bonne méthodologie est primordiale.

Pour une startup ayant encore une volumétrie de flux/transactions raisonnable, un “mapping” des comptes mensuels (sur la base de la balance générale ou du grand livre) et des relevés bancaires peut être tout à fait satisfaisant. On affectera alors à l’ensemble des comptes du P&L et des lignes du relevé bancaire les catégories analytiques que l’on souhaite voir de manière synthétisée dans le reporting.

D’autres startup se trouvent dans une configuration plus complexe: volumétries de flux et des transactions importantes, une ou plusieurs plateformes de paiement, plusieurs comptes bancaires, activité(s) à l’international…

Dans ce cas, souvent observé parmi les clients de LaDirection, on conseille de mettre en place des outils de gestion adaptés. Ces derniers aident les startups dans la bonne gestion opérationnelle des revenus et dépenses du quotidien.  En centralisant les informations dans ces outils, le dirigeant a une meilleure vision globale.Autre grand avantage dans l’objectif d’un reporting optimisé: la possibilité de catégoriser les flux de manière analytique directement dans l’outil. Cela permet des exports de données qualifiées prêtes à être intégrées au reporting.

On pense par exemple à Spendesk pour la gestion des dépenses, Bankin’ ou Penny Lane pour une gestion plus fine de la trésorerie, et Payfit pour un accès direct aux données RH.

Pour “accueillir” les données mensuelles et structurer le reporting, les outils les plus simples demeurent Excel ou Google Sheet. Dans le même esprit, pour une actualisation mensuelle peu chronophage, on paramètrera au maximum ce qui pourra l’être. L’objectif est que le fléchage des données exportées soit le plus automatisé possible dans le reporting.

5. Construire un outil sur mesure

Il nous paraît peu recommandé de dupliquer un modèle de reporting existant. Faire un copier-coller du dashboard du copain de coworking reviendrait à nier que chaque startup a un modèle économique unique, tout comme l’est une expression de ce modèle, son reporting. Nous avons insisté sur la nécessité d’optimiser au maximum l’automatisation des données mensuelles dans un souci d’efficacité. Cela sous-entend toutefois de prendre en amont un vrai temps de réflexion pour structurer une architecture de reporting ad hoc dans laquelle les données financières et opérationnelles prendront tout leur sens.

Important également: garder en mémoire que le destinataire du reporting mensuel n’est pas toujours un expert de l’activité de la startup. Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement. Cet adage, appliqué au langage, vaut également pour un reporting. Une présentation simple, synthétique et soignée des tableaux communiqués aux investisseurs renforcera la compréhension de la trajectoire de la société. Et in fine contribuera à une bonne gouvernance de celle-ci.

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